Wikiを中心とした情報共有スタイルが確立

陶器製造業 A社 B大学と共同プロジェクトにて導入

新素材の開発を大学の研究室と共同で始めたA社。当初、A社と研究室との情報交換は、メールベースで行っていた。研究が進むにつれ、プロジェクトの関係者とメールの総量が増えてきた。必要な情報が関係者全てに行き渡り難く、メールが集中する人物への情報の偏りが見られるようになった。また、大量のメールの中で、古い情報の更新が滞るようになった。
そこで、研究内容を関係者全員で、効率よく共有・管理する方法としてWikiの導入が提案された。但し、秘匿性の高い情報を扱う為、情報へのアクセスを制限できることと、不用意な情報の改ざんが出来ないこと等が、必要な条件として挙げられた。
それらの条件を満たし導入されたのが、OpusSquare Wikiである。

OpusSquare Wikiが選ばれた理由は以下の点であった。

・Wiki上に情報を追記すると、更新通知メールが関係者に送られることで、情報の偏りがなくなる
・内容毎にページを作成し情報や意見を追記することで、内容の更新が容易である
・アクセス制限をかけることで、関係者以外が秘匿性の高い研究情報を見ることが出来ない
・完全な履歴管理で、不用意な変更やデータの削除から情報を守ることができる

OpusSquare Wikiを利用する中で、利用当初は予想していなかった効果もみられてきた。
情報を共有する手段がメール中心からWiki中心へと移行した。情報をWikiに記述し、その内容について関係者がコメント等で意見を交わすことで、内容がより詳細になった。必要な情報がWiki上に集約され、情報を探す為に過去のメールを探す必要がなくなった。双方の研究の途中経過報告や進捗状況をWikiに記述したことで、問題点や課題点が察知しやすくなった。

現在、A社はB大学との共同研究以外にも、社内での情報共有の１ツールとしてOpusSquare Wikiの利用を検討している。